7 conseils pour rédiger le cahier des charges d'un site web

En introduction de ce post, vous pouvez consulter notre article qui introduit un exemple intéressant de cahier des charges et quelques idées pour bien rédiger le cahier des charges de votre site web. Vous trouverez un peu plus bas un exemple de cahier des charges à télécharger.

Comment s'y prendre pour écrire le cahier des charges de votre projet web et obtenir des devis pertinents ?

Vous avez un projet de développement web, que cela soit le site internet de votre entreprise ou une application web métier complexe, vous devez rédiger un brief pour mobiliser des ressources en interne de votre entreprise mais aussi faire établir quelques devis par des prestataires externes.  Voici 7 conseils pour ne pas perdre de temps !

Conseil n°1 : rédiger des documents qui permettront la comparaison des offres

Vous allez devoir comparer des solutions offertes par les différents prestataires que vous conterez et en choisir une. Mais éplucher les devis prend du temps ! Les propositions sont souvent hétérogènes et incomplètes. Il faut donc faire en sorte que les propositions que vous allez recevoir soient comparables. Les prestataires doivent chiffrer les mêmes postes.

Pour cela il faut clairement classer et structurer les fonctionnalités et les prestations désirées dans votre cahier des charges pour avoir une correspondance dans le chiffrage des propositions commerciales que vous recevrez. La meilleure solution consiste à fournir le canevas de la liste des fonctionnalités et templates suffisament détaillées afin d'être sûr de retrouver toutes les fonctionnalités. On peut même aller jusqu'à fournir avec le cahier des charges une feuille de calcul Excel résumant les titres des fonctionalités et leur description.

La rédaction du brief peut être confiée à un consultant AMOA spécialisé dans le web.

Conseil n°2 : rester dans son rôle de maître d'ouvrage

Vous êtes donneur d'ordre, product owner ou maître d'ouvrage et dans cette optique, votre cahier des charges de votre site internet doit donner toutes les informations fonctionnelles aux prestataires pour concevoir et réaliser techniquement votre projet. Il ne faut pas, dans un premier temps, préconiser de technologie ou d'architecture a priori dans votre cahier des charges sauf si c'est une contrainte que vous imposez.

En laissant le soin aux prestataires de formuler une solution technique, vous vous assurez de leur capacité à répondre à votre besoin, de leur dynamisme et vous ouvrez le champ des possibles sur des horizons que vous n'avez pas envisagés.

Bien entendu, si des contraintes existent, il faut les écrire clairement dans le document mais toujours rester dans la description du besoin sans passer du côté de la construction de la solution.

Conseil n°3 : organiser des ateliers

La rédaction d'un cahier des charges dans le cadre du développement d'un outil web nécessite l'implication de vos équipes en interne afin de récueillir leurs besoins mais aussi de les motiver à participer au projet. Il faut donc communiquer en interne pour embarquer le plus de personnes possible dans le projet.

La première chose à faire est donc d'organiser des ateliers avec les équipes. Courts et ludiques, ils vous permettront de ne pas perturber le planning de vos collègues et vous trouverez facilement des participants.

Ces ateliers de 20 à 40 minutes environ, vous permettront de déterminer avec l'aide de vos équipes :

- les atouts et les défauts ergonomiques de votre système actuel
- les différents profils de votre audience et leur comportement sur le net
- les besoins métier pour chaque profil d'utilisateur
- les contenus et matériel disponibles dans chaque service

 Pour vous aider dans l'évaluation ergonomique de votre système actuel vous pouvez vous appuyer sur le formulaire standardisé développé par des chercheurs en ergonomie téléchargeable ici, (vous trouverez les références et plus d'info sur ce questionnaire à la fin de ce post).

Vous pouvez vous faire aider par un consultant amoa web pour organiser ces ateliers et rédiger votre cahier des charges. Il pourra étudier les statistiques de vos sites web, organiser des ateliers de co-création, ou récolter des données directement auprès de vos utilisateurs (questionnaires, entretiens ...). Il pourra analyser le résultat d'audits que vous auriez pu faire. Ses connaissances du marché du web lui permettront également de vous guider vers une solution plus optimale au niveau rapport coût / fonctionnalités.

 Un atelier de prise de besoin dans le cadre d'une prestation d'AMOA web de rédaction de cahier des charges.

Conseil n°4 : bien mettre en forme votre cahier des charges

Une fois toutes ces informations rassemblées, la rédaction du cahier des charges peut alors commencer. Il faut être précis tout en restant concis.

Pour cela vous pouvez suivre ce plan : 

- présenter votre entreprise et votre métier : en connaissant votre savoir-faire, le prestataire comprendra mieux votre problématique. 

- décrire votre problème et vos objectifs principaux : c'est ici qu'il est important de bien rester dans la description de votre besoin sans décrire la solution.

- fixer un périmètre au projet : en définissant le type de prestations que vous cherchez (le design, l'hébergement, le développement, un site clé en main, du conseil sur votre projet, la création de contenus textes, images et/ou vidéos, le référencement SEO).

- décrire les contraintes et les risques identifiés : charte graphique à respecter, technologie imposées, sécurité des informations, liaisons avec le SI existant (CRM, GED...), campagne publicitaire programmée. Vous pouvez être amenés à ajouter des contraintes budgétaires, techniques ou administratives.

- décrire votre audience et les objectifs par profil utilisateur : rassembler les données issues des ateliers.

- lister les éléments que vous fournirez aux prestataires : c'est les contenus que vous avez identifiés lors des ateliers (base de données d'initialisation, charte graphique, design ...)

- lister les fonctionnalités que vous avez identifiées (migration de contenus existant, espace personnel, portfolio, abonnement à la newsletter, processus métier nécessitant un développement sur mesure...)

- donner un planning indicatif : pour donner une idée de l'urgence de votre projet, votre cahier des charges doit proposer un planning avec au minimum une date limite de réponse à votre demande, une date de kickoff, une date de mise en ligne. Attention un planning trop serré ou irréaliste fera fuire les prestataires compétents. 

Vous pouvez télécharger et utiliser librement notre exemple de cahier des charges de site web disponible en licence Creative Commons. 

Cahier des charges site web

Conseil n°5 : diffuser votre cahier des charges aux bonnes entreprises et aux bonnes personnes

Eplucher des devis prend du temps. Si vous sélectionnez bien vos prestataires auxquels vous proposez votre projet, vous aurez moins de peine à trier les propositions. Pour cela resserrez la sélection avec des critères qui vous semblent importants comme :

- la proximité géographique du prestataire,

- ses réalisations passées,

- sa technologie de prédilection,

- le contact humain que vous avez pu avoir avec leurs équipes

- les recommandations autour de vous

Si votre cahier des charges présente des aspects confidentiels, vous pouvez diffuser un brief attrayant du projet et demander la signature d'une clause de confidentialité pour obtenir le cahier des charges détaillé.

Une fois l'entreprise sélectionnée, trouver la bonne personne à contacter est également important pour ne pas perdre de temps car de nombreuses entreprises ont un formulaire de contact inefficace ou laisse des anciennes adresses mails traîner.

Conseil n°6  : sélectionner son prestataire sur des critères concrets

Nous y voici, vous avez des devis intéressants grâce un cahier des charges bien rédigé ! Il faut maintenant éplucher les offres. Pour cela vous pouvez faire appel à un AMOA web qui vous conseillera en analysant les offres dans leur aspect technique ou vous pouvez choisir de vous débrouiller seul en comparant point à point les offres.

Le choix de l'offre la plus basse n'est hélas pas souvent le meilleur choix et il faut évaluer toutes les facettes des propositions. Demandez vous pour chaque point de votre cahier des charges si le prestataire répond à votre demande. Pour cela il est souvent utile d'utiliser un tableau reprenant point à point les fonctionnalités de votre cahier des charges et ajouter des idées qui vous paraissent également nécessaires dans l'absolu pour votre projet (proximité géographique, expérience sur une technologie...).

Conseil n°7 : rencontrer les prestataires

N'hésitez pas à échanger avec les candidats pour affiner leur offre et faire baisser les prix. Un bon prestataire doit pouvoir adapter sa proposition pour construire avec vous la solution qui répond à vos besoins. La négociation vous permettra aussi de mieux les connaître. En parlant avec eux vous identifierez sûrement des difficultés techniques coûteuses mais finalement peu utiles. Vous pourrez alors modifier votre cahier des charges et faire baisser les prix tout en gardant la qualité.

La rencontre physique avec votre prestataire est essentielle pour votre relation future. Prenez le temps de le connaître !

Pour plus d'info sur l'AMOA web et la rédaction de cahier des charges, vous pouvez lire notre article sur le rôle d'un Assistant à la Maîtrise d'Ouvrage et notre faq sur l'AMOA web.

 Vous pouvez également lire notre article sur le cahier des charges fait par des enfants sur un projet de fabrication de carillon.

Vous pouvez télécharger et utiliser librement notre exemple de cahier des charges de site web disponible en licence Creative Commons. 

Cahier des charges site web

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Références :

- la définition du cahier des charges est tirée de Wikipédia

- merci à Carine Lallemand pour sa traduction du questionnaire d'évaluation d'ergonomie de système interactif AttrakDiff. La présentation du formulaire est ici.

Référence du questionnaire : Lallemand, C., Koenig, V., Gronier, G., & Martin, R. (2015). Création et validation d’une version française du questionnaire AttrakDiff pour l’évaluation de l’expérience utilisateur des systèmes interactifs, Revue Européenne de Psychologie Appliquée. doi:10.1016/j.erap.2015.08.002

Un grand merci à Luca Laurence pour l'illustration !