← Retour au blog


Comment rédiger le cahier des charges d'un site web ?

Catégories : Gestion de Projet WebAMOA web 

 

7 étapes afin de rédiger un cahier des charges efficace et obtenir des devis pour votre projet de développement web : site internet, site corporate, application web métier, plateforme collaborative, plateforme de mise en relation, marketplace, site e-commerce...

 

 

Le cahier des charges est un document contractuel

Un cahier des charges sera attaché au contrat de développement et il fera référence tout au long du projet. Lors de la recette, en tant que client, vous validerez (ou non) la conformité des livrables avec le besoin initial en vous appuyant sur le cahier des charges. Vous ou votre prestataire pourront l'évoquer à tout moment pour justifier l'inclusion ou l'exclusion d'une fonctionnalité dans le périmètre du projet.

 

 

Le cahier des charges est un document qui évoluera

Le cahier des charges d'un projet web peut prendre différentes formes et doit s'envisager comme un document qui va évoluer de version en version tout au long du projet selon l'objectif du moment : valider votre projet en interne, trouver des prestataires et obtenir des devis, réaliser la conception UX et design, développer le produit final.

Chaque version du cahier des charges sera lue par des personnes dont l'expertise est différente. Par exemple, les membres de votre entreprise comprennent les problématiques et le vocabulaire de votre métier mais sûrement pas les prestataires que vous allez engager. Il faut donc adapter votre discours à vos lecteurs.

Toutes les versions d'un cahier des charges doivent remettre le projet dans son contexte en présentant l'entreprise, les besoins, l'environnement technique, les contraintes spécifiques, un calendrier.

On peut distinguer 3 sortes de cahier des charges :

- le brief : souvent interne ou pour présenter le projet. Cette version du cahier des charges présente le projet à un niveau en décrivant les objectifs sans rentrer dans le fonctionnement.

- le cahier des charges fonctionnelles : pour obtenir des devis et propositions commerciales des prestataires, aussi appelé spécifications fonctionnelles. Cette version du cahier des charges décrit les fonctionnalités du produit qui permettront d'atteindre les objectifs.

- le cahier des charges techniques : à l'intention des designers et développeurs, aussi appelé spécifications techniques. Cette version du cahier des charges décrit la façon de réaliser les fonctionnalités.

 

Si votre projet est complexe, vous serez amené à recruter un assistant à la maîtrise d'ouvrage (AMOA web) qui fera l'interface entre vous et les prestataires. Il vous aidera à concevoir votre système et à rédiger un cahier des charges plus précis pour votre projet.

Si votre projet est plus simple (refonte de site corporate, développement sur un CMS), vous pourrez directement rechercher une agence web qui vous développera votre projet.

En gestion de projet agile, le brief initial permet de rédiger les backlogs du projet qui évolueront à chaque sprint. Les backlogs feront alors office de cahier des charges qui se construira au fur et mesure du projet.

Dans tous les cas, il va falloir rédiger une première version d'un cahier des charges afin d'obtenir des devis et de sélectionner des prestataires.

 

 

Comment s'y prendre pour rédiger votre cahier des charges et obtenir des devis ?

 

1. Ne pas perdre de vue votre objectif 

L'objectif de cette version de cahier des charges pour votre projet (site web ou application web sur mesure) est de permettre à un prestataire d'en saisir le périmètre et de vous proposer une solution technique chiffrée. Il faut donc faire en sorte de préciser tous les éléments qui pourraient avoir une incidence sur le coût du projet sans se perdre sur les détails de la réalisation.

De votre côté, vous allez devoir comparer les solutions des prestataires et en choisir une. Il faut donc faire en sorte que les propositions que vous allez recevoir soient comparables. Pour cela il faut clairement classer et structurer les fonctionnalités et les prestations désirées dans votre document de cahier des charges pour avoir une correspondance dans le chiffrage des propositions commerciales que vous recevrez.

 

2. Rester dans son rôle de maître d'ouvrage

Vous êtes donneur d'ordre, product owner, maître d'ouvrage et dans cette optique vous devez donner tous les éléments aux prestataires pour concevoir et réaliser techniquement votre projet. Il ne faut pas, dans un premier temps, préconiser de technologie ou d'architecture a priori dans votre cahier des charges.

En laissant le soin aux prestataires de formuler une solution technique, vous vous assurez de leur capacité à répondre à votre besoin, de leur dynamisme et vous ouvrez le champ des possibles sur des horizons que vous n'avez pas envisagés.

Bien entendu, si des contraintes existent, il faut les écrire clairement dans le document mais toujours rester dans la description du besoin sans passer du côté de la construction de la solution.

 

3. Organiser des ateliers

La rédaction d'un cahier des charges dans le cadre du développement d'un outil web nécessite l'implication de vos équipes, il faut donc communiquer en interne pour embarquer le plus de personnes possible dans le projet.

En parallèle, il faut rassembler les besoins des différents métiers de votre entreprise. 

La première chose à faire est donc d'organiser des ateliers avec les équipes. Courts et ludiques, ils vous permettront de ne pas perturber le planning de vos collègues et vous trouverez facilement des participants.

Ces ateliers de 20 minutes environ, vous permettront de déterminer avec l'aide de vos équipes :

- les différents profils de votre audience et leur comportement sur le net
- les besoins métier pour chaque profil d'utilisateur
- les contenus et matériel disponibles dans chaque service

 Si vous travaillez avec un consultant amoa web pour rédiger votre cahier des charges, il poussera l'exercice plus loin en étudiant les statistiques de vos sites web, en organisant plus d'ateliers, en récoltant des données directement auprès de vos utilisateurs (questionnaires, entretiens ...) ou encore en analysant le résultat d'audits que vous auriez pu faire. Ses connaissances du marché du web lui permettront également de vous guider vers une solution plus optimale au niveau rapport coût / fonctionnalités.

 prise de besoin dans le cadre de prestation amoa webUn atelier de prise de besoin dans le cadre d'une prestation d'AMOA web de rédaction de cahier des charges.

 

4. La mise en forme du cahier des charges

Une fois toutes ces informations rassemblées, la rédaction du cahier des charges peut alors commencer. Il faut être précis tout en restant concis.

Pour cela vous pouvez suivre ce plan : 

présenter votre entreprise et votre métier : en connaissant votre savoir-faire, le prestataire comprendra mieux votre problématique. 

décrire votre problème et vos objectifs principaux : c'est ici qu'il est important de bien rester dans la description de votre besoin sans décrire la solution.

fixer un périmètre au projet : en définissant le type de prestations que vous cherchez (le design, l'hébergement, le développement, un site clé en main, du conseil sur votre projet, la création de contenus textes, images et/ou vidéos, le référencement SEO).

décrire les contraintes et les risques identifiés : charte graphique à respecter, technologie imposées, sécurité des informations, liaisons avec le SI existant (CRM, GED...), campagne publicitaire programmée ...

- décrire votre audience et les objectifs par profil utilisateur : rassembler les données issues des ateliers.

lister les éléments que vous fournirez aux prestataires : c'est les contenus que vous avez identifiés lors des ateliers (base de données d'initialisation, charte graphique, design ...)

lister les fonctionnalités que vous avez identifiées (migration de contenus existant, espace personnel, portfolio, abonnement à la newsletter, processus métier nécessitant un développement sur mesure...)

donner un planning indicatif : pour donner une idée de l'urgence de votre projet, proposer un planning avec au minimum une date limite de réponse à votre demande, une date de kickoff, une date de mise en ligne. Attention un planning trop serré ou irréaliste fera fuire les prestataires compétents. 

donnez un ordre de grandeur du budget : il est souvent admis qu'il ne faut pas parler prix dans un cahier des charges. Cependant les technologies et les qualités fournies par les prestataires sont très variables. Il n'est pas rare d'avoir des devis allant du simple au quintuple sur un projet classique comme la refonte de site web corporate. Pour éviter une disparité des prix vous pouvez donner un ordre de grandeur de votre budget, souvent par oral. Les solutions proposées seront plus homogènes au niveau qualité et vous pourrez comparer des propositions comparables.

 

5. Diffuser de votre cahier des charges

Eplucher des devis prend du temps. Si vous sélectionnez bien vos prestataires auxquels vous proposez votre projet, vous aurez moins de peine à trier les propositions. Pour cela resserrez la sélection avec des critères qui vous semblent importants comme :

- la proximité géographique du prestataire,

- ses réalisations passées,

- sa technologie de prédilection,

- le contact humain que vous avez pu avoir avec leurs équipes

- les recommandations autour de vous

 

Si votre cahier des charges présente des aspects confidentiels, vous pouvez diffuser un brief attrayant du projet et demander la signature d'une clause de confidentialité pour obtenir le cahier des charges détaillé.

 

6. Sélectionner son prestataire

Nous y voici, vous avez des devis intéressants grâce un cahier des charges bien rédigé ! Il faut maintenant éplucher les offres. Pour cela vous pouvez faire appel à un AMOA web qui vous conseillera en analysant les offres dans leur aspect technique ou vous pouvez choisir de vous débrouiller seul en comparant point à point les offres.

Le choix de l'offre la plus basse n'est hélas pas souvent le meilleur choix et il faut évaluer toutes les facettes des propositions. Demandez vous pour chaque point de votre cahier des charges si le prestataire répond à votre besoin. 

N'hésitez pas à échanger avec les candidats pour affiner leur offre et faire baisser les prix. La négociation vous permettra aussi de mieux les connaître. En parlant avec eux vous identifierez sûrement des difficultés techniques coûteuses mais finalement peu utiles. Vous pourrez alors modifier votre cahier des charges et faire baisser les prix tout en gardant la qualité.

 

7. Rencontrer votre prestataire

La rencontre physique avec votre prestataire est essentielle pour votre relation future. Prenez le temps de le connaître !

 

  

 

 

 

Pour plus d'info sur l'AMOA web et la rédaction de cahier des charges, vous pouvez lire notre article sur le rôle d'un Assistant à la Maîtrise d'Ouvrage et notre faq sur l'AMOA web.

 Vous pouvez également lire notre article sur le cahier des charges fait par des enfants sur un projet de fabrication de carillon.

Référence : la définition du cahier des charges est tirée de Wikipédia

 

Un grand merci à Luca Laurence pour l'illustration !